1. Veri sorumlusu ve kapsam
LeadryxAI markasıyla sunulan hizmette, bu metinde açıklanan kendi hesap, başvuru, iletişim ve güvenlik işlemleri bakımından veri sorumlusu Doruk Tacikayan’dır. LeadryxAI bu metinde bir şirket ticari unvanı olarak kullanılmamaktadır. Kişisel verilere ilişkin iletişim adresi: info@leadryxai.com.
Bu aydınlatma, internet sitesi ziyaretçileri, demo veya abonelik başvurusu yapan kişiler, kullanıcılar ve hizmet kapsamında işlenen iş iletişim bilgileriyle ilgili kişileri kapsar. Müşteri kuruluşların kendi amaçlarıyla sisteme aktardığı verilerde veri sorumlusu/veri işleyen rolleri ilgili işleme ve tarafların ilişkisine göre ayrıca belirlenir; bu metin müşterinin kendi aydınlatma yükümlülüğünü devralmaz.
2. Hangi veriler, nasıl toplanır?
- Demo ve iletişim başvurularında ad-soyad, şirket adı, iş e-postası, isteğe bağlı telefon, web sitesi, hedef sektör ve talep notları; doğrudan doldurduğunuz formlar ve yazışmalar aracılığıyla alınır.
- Abonelik talebinde paket tercihi, fatura unvanı, vergi bilgileri, fatura e-postası ve adresi ile talep notları; abonelik formu aracılığıyla alınır.
- Hesap kullanımında kullanıcı adı, parola özeti, rol ve şirket bağlantısı, oturum kayıtları, güvenlik amaçlı teknik bilgiler ve işlem geçmişi işlenir. Parola düz metin olarak saklanmaz.
- Lead araştırmasında şirket adı, alan adı, sektör, konum, kamuya açık veya yetkili kaynaklardan sağlanan iş iletişim bilgileri, kişi adı/unvanı, kaynak bağlantıları ve doğrulama sonuçları; arama sağlayıcıları, şirket siteleri, veri sağlayıcıları veya müşteri aktarımı aracılığıyla alınabilir.
- Müşterinin sisteme eklediği veya açıkça yetkilendirdiği bağlı hesaplardan alınan metinler, e-posta başlık ve içerikleri, AI önerileri, ilgili işlem kayıtları, onaylar ve model kullanım bilgileri işlenebilir. Gmail bağlantısında hesap adresi ve bağlantı yetki bilgileri alınır; yetki bilgileri şifrelenerek saklanır.
Formlara veya talep metinlerine hizmet için gerekli olmayan kimlik belgesi, sağlık bilgisi, banka/kart bilgisi veya diğer özel nitelikli kişisel verileri eklemeyin. Hizmet bu verilerin toplanması amacıyla sunulmaz.
3. Amaçlar ve hukuki sebepler
- Demo ve teklif başvurusu: Talebi değerlendirmek, geri dönüş yapmak ve istenen hizmetin kapsamını belirlemek için başvurudaki iletişim bilgileri ve talep metni kullanılır. Gerçek kişinin kendi adına sözleşme talebinde KVKK m.5/2(c), bir kuruluşun temsilcisiyle iş iletişiminde temel haklarla dengelenmiş m.5/2(f) hukuki sebebi esas alınır.
- Kullanıcı hesabı ve hizmet: Hesap, rol ve şirket bağlantısı; yetkili kullanıcıya hizmet sağlamak ve kuruluşun erişimlerini yönetmek için işlenir. Gerçek kişi müşteriyle sözleşmenin ifası m.5/2(c), kuruluşun yetkili çalışanının erişim yönetimi m.5/2(f) kapsamındadır.
- Güvenlik: Oturum kayıtları, giriş denemeleri ve işlem kayıtları; yetkisiz erişimi önlemek, işlemleri denetlemek ve hizmet güvenliğini sağlamak için m.5/2(f) kapsamında işlenir. Uyuşmazlıkta gerekli kayıtların korunması m.5/2(e) kapsamındadır.
- Abonelik ve fatura talebi: İletilen paket, kuruluş ve fatura bilgileri istenen hizmetin ve teklifin hazırlanması için kullanılır. Başvuruda temsilciyle iletişim m.5/2(f), gerçek kişinin kendi sözleşme talebi m.5/2(c) kapsamındadır. Ayrı bir kanuni kayıt yükümlülüğü doğduğunda yalnızca bu yükümlülük için gerekli veriler m.5/2(a) ve m.5/2(ç) kapsamında işlenir.
- İş iletişim araştırması: Şirket-kişi-rol eşleşmesini ve mesleki iletişim adresinin durumunu değerlendirmek, ilgili iş teklifi için doğru muhatabı belirlemek ve yazışmayı yürütmek amaçlanır. m.5/2(f) ancak somut işlem için gereklilik ve temel hak dengesi değerlendirildiğinde kullanılabilir. m.5/2(d) ise yalnızca kişinin kendisinin alenileştirdiği verinin alenileştirme amacıyla uyumlu kullanımında uygulanabilir. İnternette bulunmak veya bir sağlayıcıdan alınmak tek başına iletişim/reklam izni değildir; uygun işleme şartı bulunmayan veriler bu amaçla kullanılmamalıdır.
- Kullanıcı içerikleri ve AI: Kullanıcının hizmet kapsamında eklediği veya bağlı hesaptan alınmasına yetki verdiği metin; istenen özet, taslak veya değerlendirme sonucunu üretmek ve ilgili işlem kaydını tutmak için işlenir. İçerik üçüncü kişilere aitse kullanıcının hesap yetkisi, o kişiler açısından tek başına KVKK işleme şartı oluşturmaz. Kuruluşun belirlediği amaç, tarafların rolleri ve ilgili içeriğin hukuki işleme şartı ayrıca esas alınır.
- KVKK başvuruları: Başvuru sahibinin adı, iletişim bilgileri, talebi ve doğrulama/yanıt kayıtları; kimlik ve yetki kontrolü, talebin değerlendirilmesi, süresinde yanıtlanması ve bu işlemlerin ispatı için m.5/2(ç), uyuşmazlıkta gerekli kayıtlar bakımından m.5/2(e) kapsamında işlenir. Başvuru metni AI analizine gönderilmez.
Veriler; web formlarına bilgi girilmesi, hesap kullanımı ve yazışmalarla elektronik ortamda; kullanıcı dosya aktarımı, seçili arama/veri sağlayıcısı sorguları ve yetkilendirilmiş hesap bağlantılarıyla otomatik veya kısmen otomatik yollarla elde edilir. İşleme şartı olarak açık rıza gereken bir işlemde rıza ayrıca ve belirli bir amaç için alınmalıdır. Aydınlatmayı okumak, başvuru göndermek veya bir hesabı bağlamak genel açık rıza veya ticari ileti izni değildir.
4. Alıcılar ve yurt dışına aktarım
İşlem için gerekli bilgiler; yetkilendirilmiş şirket kullanıcılarıyla, hizmetin sunulması için kullanılan barındırma, yapay zekâ, e-posta ve seçili araştırma/doğrulama sağlayıcılarıyla ve hukuki yükümlülük varsa yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir.
Mevcut hizmet altyapısında Render, AI işlemlerinde OpenAI, bağlı e-posta işlemlerinde Google/Gmail; seçilen araştırma akışına göre SerpAPI, Coresignal, Hunter veya Apify gibi sağlayıcılar kullanılabilir. Her sağlayıcı her talepte kullanılmaz. AI analizi seçildiğinde ilgili talep veya araştırma metni bu işlem için sağlayıcıya gönderilir.
Bu hizmetler nedeniyle kişisel veriler yurt dışındaki sistemlerde işlenebilir. Yurt dışı aktarımda KVKK m.9 kapsamındaki uygulanabilir aktarım şartının ayrıca sağlanması gerekir; bu aydınlatma metni tek başına aktarım izni veya uygun güvence değildir. İşleminize ilişkin alıcı ve aktarım düzenlemesi bilgilerini iletişim adresimizden isteyebilirsiniz.
5. Saklama ve güvenlik
90 günlük inceleme: Sonuçlanmamış demo başvuruları ile LeadryxAI’ın etkin saklama politikası kapsamındaki, iletişim kurulmamış müşteri adayı kayıtları 90 gün hareketsiz kaldığında yönetici incelemesine girer. Gönderim veya devam eden iletişim kaydı bulunan leadler bu basit inceleme listesine alınmaz. İnceleme, otomatik silme değildir; saklamaya devam gerekçesi veya silme incelemesi kararı kaydedilir. Silme kararı, ilişkili kayıt ve varsa hukuki saklama ihtiyacı kontrol edilerek ayrıca uygulanır.
Oturum kayıtlarının geçerlilik süresi 12 saattir. Başvuru kayıtları, başvurunun değerlendirilmesi ve yanıtının ispatı için tutulur; başvuru veya uyuşmazlık devam ederken otomatik silinmez. Hesap, aktif müşteri, yazışma ve varsa kanuni belge kayıtlarının silinmesi; hizmet ilişkisinin durumu, ilgili kişinin talebi ve belgelendirilmiş hukuki saklama gereksinimi birlikte değerlendirilerek yürütülür. Yedekler ve sağlayıcı sistemleri de silme değerlendirmesinin kapsamındadır; tarayıcıdan çıkış yapmak bu kayıtları silmez.
Yetki ayrımı, oturum denetimi, parola özetleme ve Gmail yetki bilgilerinin şifrelenmesi gibi teknik önlemler kullanılır. Hiçbir sistem için mutlak güvenlik garantisi verilemez.
6. Haklarınız ve başvuru
KVKK m.11 kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenme, yurt içi/yurt dışı alıcıları öğrenme, yanlış veya eksik verilerin düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteme; yalnızca otomatik analizle aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunur.
Başvurunuzu KVKK başvuru formundan iletebilir veya info@leadryxai.com adresinden iletişime geçebilirsiniz. Form, başvuru amacına yönelik bir kayıt kanalıdır; verilen referans kimliğin doğrulandığı veya talebin yerine getirildiği anlamına gelmez.
E-posta yoluyla usulüne uygun başvuruda daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresini kullanın. Kayıtlı adresiniz yoksa formdan başlatılan süreçte güvenli kimlik/yetki doğrulaması yapılır. Tebliğdeki yazılı başvuru, KEP, güvenli elektronik imza ve mobil imza yöntemlerine ilişkin haklarınız saklıdır. Gerekli ad-soyad, talep, kimlik ve tebligat bilgileri başvuru yöntemine uygun biçimde güvenli kanalda tamamlanır; başlangıçta bu açık forma kimlik numarası, kimlik fotoğrafı veya özel nitelikli veri göndermeyin.
Başvuruların alınma ve işlem tarihleri kaydedilir; niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Kimlik kontrolü yapılması süreyi kendiliğinden uzatmaz. Başvurunun reddi, yetersiz yanıt veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde mevzuattaki Kurula şikâyet haklarınız saklıdır. Yalnızca silme talebi gelmesi, talebin uygunluğu değerlendirilmeden hesabınızın veya başka kişilerin verilerinin silinmesine yol açmaz.
Resmî bilgi: KVKK aydınlatma yükümlülüğü · İlgili kişinin hakları.